Rola menedżera w małym i średnim przedsiębiorstwie

Tytuł artykułu: ROLA MENEDŻERA W MAŁYM I ŚREDNIM PRZEDSIĘBIORSTWIE.

Oświadczenie: Uprzejmie proszę o wydanie eseju akademickiego pod tytułem “Rola menedżera w małym i średnim przedsiębiorstwie”. Esej jest współtworzony wraz z dr Dariuszem Socha 50% na 50%.

Notatka biograficzna: Marcin Workiewicz.

Absolwent studiów I stopnia z zakresu zarządzania w WSH we Wrocławiu. Obecnie pracuję jako lektor języka angielskiego, a hobbistycznie uczę się również języka koreańskiego oraz gram w piłkę nożną. Generalnie ze sportem mam styczność, odkąd pamiętam a języków uczę się równie długo. Poza tymi rzeczami edukuję się na temat inwestowania środków pieniężnych oraz psychologii pracy. W wolnym czasie spędzam czas wśród przyjaciół lub czytając książki.

Oświadczenie: Uprzejmie proszę o wydanie eseju akademickiego pod tytułem “Rola menedżera w małym i średnim przedsiębiorstwie”. Esej jest współtworzony wraz z Marcinem Workiewiczem 50% na 50%.

Notatka biograficzna: Dariusz Socha.

Doktor n. społ., absolwent Uniwersytetu Wrocławskiego. Doświadczenie za­wodowe zdobywał w międzynarodowej korporacji energetycznej, gdzie m.in. pracował jako szkoleniowiec. Następnie był menedżerem, a także dyrektorem w branży hotelowej na Dolnym Śląsku. Wykładowca akademicki i trener biznesu. Występował jako prelegent na licznych kon­ferencjach krajowych i zagranicznych, autor artykułów w publikacjach naukowych. Naukowo interesuje się zagadnieniami komunikacji, andragogiki oraz bhp w organizacji pracy. Obecnie jest adiunktem w WSH we Wrocławiu oraz Koordynatorem ds. Szkół średnich.

1. Wstęp

Po przeanalizowaniu terminologii związanej z tematem artykułu można dojść do wniosku, że zdefiniowanie słowa menedżer nie jest zadaniem trudnym. Problem natomiast pojawia się, kiedy należy określić funkcje jakie pełni, jego rolę i czynności, którymi powinien się cechować. Otóż menedżer jest osobą, która zajmuje się przewodzeniem, kierowaniem oraz zarządzaniem zespołem w organizacji. W tym momencie warto wspomnieć, że termin ten posiada więcej składowych i upraszczanie go może odczytane być jako przejawem ignorancji, natomiast uważam, że faktem niezaprzeczalnie najważniejszym jest to, iż menadżer stoi na czele zespołu. Definiując termin menedżera warto również odpowiedzieć na pytanie ,,Czy rola menedżera jest ważna?”. W małych i średnich przedsiębiorstwach kierownik odgrywa kluczową rolę, gdyż odpowiedzialność jaka na nim spoczywa jest ogromna. Wszystkie decyzje jakie podejmie będą widoczne szybko, a to jak będzie zarządzał swoim niewielkim zespołem będzie miało wielki wpływ na rozwój organizacji, zespołu i ludzi.

Oczywiście sposoby oraz metody zarządzania są różne i każdy kierownik może, a nawet powinien dobrać swój indywidualny sposób kierowania zespołem nie zapominając jednak o elastyczności w pracy (pamiętać trzeba, że tak zwany Złoty Środek, jak i idealny sposób zarządzenia po prostu nie istnieją). W obecnych natomiast czasach menedżer coraz częściej odgrywa rolę przewodnika, kierunkuje, pomaga, podpowiada i nie wymaga bezmyślnego podążania za poleceniami¹. Cytując Emedoklesa z Agrygentu „Jeśli będziecie żądać ślepego posłuszeństwa, zgromadzicie wokół siebie samych durniów”².

2. Cechy dobrego menedżera 

Jakie więc cechy powinien posiadać menedżer? Jedną z nich jest już wspomniana wcześniej elastyczność. Wśród samych kierowników zdania na temat tego jaki jest najlepszy sposób zarządzania zespołem, są podzielone. Niektórzy twierdzą, że najlepiej sprawdza się styl demokratyczny, inni, że autokratyczny. Oczywiście żadnej odpowiedzi nie można uznać za błędną. To w zależności od zespołu w jakim menadżerowie pracują, dobierają odpowiedni sposób swojego zarządzania.

Paul Hersey i Kenneth Blanchard w 1968r. zaproponowali rozwiązanie charakteryzujące się elastycznością, czyli przywództwo sytuacyjne³. „Nurt sytuacyjny mówi: Każde podejście jest dobre – musi być ono jedynie zastosowane do odpowiedniej sytuacji. Inaczej mówiąc najlepszą odpowiedzią na pytanie w jaki sposób zarządzać jest “to zależy”⁴. Kierownik dostosowuje swoje decyzje do sytuacji, w której się znajduje, wspierając się dostępnymi informacjami. Jedna metoda czy sposób działania, użyteczna w danej sytuacji niekoniecznie musi być odpowiednia w innej, podobnej. Uważam, że każdy dobry menedżer powinien korzystać właśnie z tej metody, ponieważ zawarte w niej dane pozwalają dobrać indywidualny sposób kierowania w kontekście doświadczenia menedżera i pracownika.

Kolejną cechą jaką kierownik powinien się wyróżniać jest wysoki poziom komunikatywności⁵. Oznacza to, że potrafi on wysłuchiwać opinii pracowników i je ,,słyszeć”. ,,Różnice między słuchaniem a słyszeniem świetnie oddaje zdanie: Żeby słyszeć, wystarczy mieć otwarte uszy, ale żeby słuchać, trzeba mieć otwarty umysł”⁶. Dzięki temu menadżer potrafi sprawiedliwe rozwiązywać spory powstałe pomiędzy członkami zespołu, przekazywać informacje (kierownik jest medium pomiędzy zarządem firmy, a pracownikami) oraz umiejętnie dawać feedback czy to w formie pochwały pracownika, czy zwrócenia uwagi na błędy przez niego wykonane w pracy. Potrafi też umiejętnie motywować pracowników. Często poprzez słowa, których użyje mówiąc do zespołu zależeć będzie ich nastawienie do pracy i efekt.

Nie możemy zapomnieć o tym, iż dobry menedżer jest po prostu skuteczny. Ma jasno przedstawione cele, oczekiwania i produktywnie dąży do ich osiągnięcia jak i zaspokojenia poczucia spełnienia w pracy zespołu jak i swojego. Dobrze ocenia hierarchie projektów oraz zadań tak, aby zespół mógł skupić się na tym co jest naprawdę ważne w danym momencie. Wyznacza również priorytety, aby pracownicy efektywnie i w sposób uporządkowany zmierzali do osiągnięcia wyznaczonych celów⁷.

Warto również zauważyć, że ze wspomnianej wcześniej cechy wynika kolejna, równie ważna jaką jest zarządzanie rozwojem pracowników. Nie ogranicza zespołu, a co więcej wpływa w pozytywny sposób na postęp czyniony przez zespół i jego indywidualnych członków. Jednocześnie menedżer sam też jest otwarty na swój rozwój i czuje chęć ciągłej nauki oraz doskonalenia się. Współczesny kierownik stale potrzebuje rozwijać swoje kompetencje, aby być przygotowanym na różne, przewidywalne i nieprzewidywalne okoliczności.

Następną ważną cechą wymaganą wśród dobrych menedżerów jest pewność siebie i wiara w swoje umiejętności. Trudno jest sobie wyobrazić, aby kierownik nie uważał swoich kompetencji za wystarczające do zarządzania zespołem. Osoby na tym stanowisku cechuje świadomość, że znajdują się we właściwym miejscu. Jeśli kierownikowi zabraknie takiej pewności, jego pracownicy również zaczną wątpić w jego kompetencje, co przyniesie negatywne skutki we współpracy z pracownikami oraz sprawnym funkcjonowaniu organizacji.

Strategiczne myślenie należy do jednakowo niezbędnych umiejętności posiadanych przez kierowników. Łączy się to ze wspomnianą wcześniej skutecznością, przy wyborze priorytetów. Dobry menedżer ma ułożony plan działania, który tworzy z wyprzedzeniem. Jest świadomy do czego dąży, dzięki czemu kreuje plan, z którym nie ma problemu przy realizacji.

Wśród cech potrzebnych menedżerowi nie mogło zabraknąć odporności na stres. Każdego kierownik obowiązują pewne wytyczne, czy pożądane cele. Mimo ciśnienia związanego z limitem czasu, dobry menedżer będzie w stanie sobie poradzić z presją ciążącą z powodu wyznaczonych celów, jednocześnie łagodząc objawy stresu u swoich podwładnych.

3. Role i funkcje menedżera  

Słowo menedżer pochodzi z języka angielskiego „manager”, gdzie oznacza zarządzać, kierować i określa się tym słowem osobę, która zarządza i kieruje jednostką bądź zespołem. Dr hab. Beata Reformat wprowadza pojęcie menedżera kultury. W swojej pracy definiuje kto to jest, czym się zajmuje, jakie ma cechy i jakie potrzebuje umiejętności. Doktor Reformat dzieli owe umiejętności na personalne, interpersonalne oraz strategiczne. Mimo tego, że Beata Reformat mówiła jedynie o menedżerze kultury, to uważam, iż podział ten można odnieść do wszystkich typów kierowników.

Do umiejętności personalnych zaliczamy asertywność, kreatywność, odporność na stres i autoprezentacja, o interpersonalnych: rozwiązywanie konfliktów w pracy, zarządzanie zespołem, komunikacja z innymi, a do strategicznych: pełnienie funkcji lidera, znajomość stylów przewodzenia, rozwiązywanie konfliktów i problemów. Wymienione umiejętności oraz cechy osobowości kreują menedżera zdolnego do kierowania jednostką osobową bądź organizacyjną ku stałemu rozwojowi. ⁸

Wszystkie te cechy i umiejętności są ważne i wymagają poświęcenia oraz zaangażowania, aby je wypracować. Obecnie przedsiębiorstwa częściej i w większym stopniu zwracają uwagę na kompetencje miękkie potencjalnych menedżerów, aniżeli kompetencji twarde „nie będzie znał biegle języka angielskiego – doszkolimy go. Jeśli będzie miał luki w wiedzy – wskażemy, jak i gdzie je uzupełnić. Jeśli zaś nie będzie miał osobowości – kreatywności – innowacyjności, a zwłaszcza nie będzie potrafił komunikować się z innymi – nie ma szans na zatrudnienie”⁹.

Wiedza teoretyczna na temat ludzi jest swojego rodzaju warunkiem jaki menedżer musi spełnić, aby zarządzać zespołem z sukcesami. Często wiąże się to z presją czasową, niedoborem środków i skuteczny menedżer zdecydowanie powinien radzić sobie w sytuacjach patowych, mimo że nie ma prostego rozwiązania sytuacji. Kreatywność, wiedza

i odporność na stres są podstawą pracy wszystkich współczesnych kierowników.

W małym i średnim przedsiębiorstwie funkcja menadżerska jest niezaprzeczalnie kluczowa do poprawnego działania społeczności. Do podstawowych funkcji menedżerskich zalicza się planowanie, organizowanie, koordynowanie, przewodzenie oraz kontrolowanie. Każda z tych funkcji jest nierozłączna od innych    i jest wynikiem pozostałych. Dobry kierownik ma plan, a także przewiduje możliwe warunki, wskazuje środki, za pomocą których mają zostać spełnione cele i założenia. Organizuje system pracy i wprowadza pewien ład. Wyznacza które cele są priorytetowe oraz określa jaki jest czas na ich wykonanie. Koordynuje działania swojego zespołu. Dogląda, czy zadania przebiegają sprawnie oraz łączy działania poszczególnych osób bądź jednostek organizacyjnych pracujących osobno, aby dążyły do spełnienia wspólnego celu. Przewodzi pracy w zespole, wskazuje jednostki odpowiedzialne za wykonanie zadania, rządzi, rozkazuje. “Wynikiem przewodzenia jest działanie, myślenie lub zachowanie podwładnych w określony sposób’’¹⁰. Również kontrolowanie należy do grona bardzo ważnych funkcji menadżera. Ocenia przebieg pracy zespołu, a także określa wyniki osiągnięte poprzez tą pracę. Jest to działanie regularne mające na celu sprawdzenie i porównanie osiągniętych wyników, jak i stopnia realizowania zadania.  

O rolach i funkcjach menedżera wypowiedział się Henry Mintzberg, który podzielił je na trzy kategorie: interpersonalne, informacyjne oraz decyzyjne. Do ról interpersonalnych zalicza się rolę reprezentacyjną (kierownik komunikuje się z otoczeniem oraz reprezentuje firmę), rolę przywódcy (spełnia cele firmy odpowiednio motywując pracowników, szkoli przewodzi, ocenia) oraz rolę łącznika (koordynuje działania, reklamuje firmę, pozyskuje nowych klientów). Role informacyjne koncentrują się na zbieraniu i przekazywaniu informacji i dzieli się je na: rolę rzecznika (reprezentuje organizację, rozmawia z profesjonalistami z zewnątrz firmy), rolę propagatora (przekazuje informacje pracownikom, aby ci sprawnie realizowali zadania) i rolę obserwatora (zestawia i analizuje informacje wewnątrz przedsiębiorstwa, ale także na zewnątrz). Ostatnią kategorią są role decyzyjne, do których należy: rola przedsiębiorcy (wprowadza do życia innowacyjne pomysły w celu wykorzystania wszystkich możliwości dla rozwoju organizacji), rolę przeciwdziałającego zakłóceniom (pozbywa się konfliktów), rolę dysponenta zasobów (rozprowadza i kierunkuje zasoby) oraz rolę negocjatora (prowadzi negocjacje jako reprezentant przedsiębiorstwa, ale także jest mediatorem w sporach wewnątrzorganizacyjnych)¹¹.

Wszystkie te role wynikają z siebie nawzajem, korelują ze sobą i wspomagają pracę menedżera. Decyzje, które menedżer podejmuje wynikają z informacji posiadanych przez kierownika na dany moment. Bardzo często te decyzje dotyczą osób współpracujących z menedżerem przez co sprowadza się to do ról interpersonalnych.  

4. Wnioski końcowe

Przedstawione zadania, funkcje, cechy oraz role jakie menedżer przyjmuje w przedsiębiorstwach prowadzą tylko do jednego wniosku: rola kierownika w przedsiębiorstwie jest niepodważalnie niezbędna do prawidłowego funkcjonowania organizacji. Odpowiedzialność spoczywająca na osobach zajmujących stanowiska kierownicze prowadzi do rozwoju lub upadku przedsiębiorstwa. Rola menedżera w małych i średnich przedsiębiorstwach nie ogranicza się tylko do wykonywania zadań, taki kierownik musi wiedzieć, że na jego barkach spoczywają losy organizacji, firmy, zespołu i ludzi.

W Polsce sektor MSP stanowi podstawę gospodarki (tworzy aż 49,1% PKB)¹² przez co jest wysoce konkurencyjny. Dzięki temu to menedżerowie odgrywają kluczową rolę przy budowie trwałych przedsiębiorstw. ,,To prawda, że firmom są potrzebni samodzielni pracownicy i agresywni liderzy. Ale to wszystko nie umniejsza roli menedżerów, a wręcz przeciwnie – w czasach zawieruchy menedżerowie są potrzebni bardziej niż kiedykolwiek”¹³

Bez skutecznie działających menedżerów posiadających, wymienione w pracy, kompetencje

i umiejętności funkcjonowanie organizacji byłoby wręcz niemożliwe.

Odpowiedź na pytanie: Czy i w jakim zakresie to będzie możliwe autorzy artykułu pozostawiają Czytelnikowi.